Demain, le bureau sans papier ?
Et demain ?

Demain, le bureau sans papier ?

02.06.2016

Une enquête menée par Ricoh et The Economist révèle qu’en 2020 les informations non-numériques seront complètement obsolètes pour 59% des employés interrogés. La dématérialisation des documents semble bien être un tournant inévitable. Plus respectueux de l’environnement, les bureaux de demain seront majoritairement « sans papier » et la révolution est en marche.

Basé à Grenoble, le laboratoire européen de recherche de Xerox XRCE accompagne les entreprises vers le mieux-imprimer. « Aujourd’hui, les clients sont de plus en plus en demande d’un système d’impression économique et respectueux de l’environnement » explique Yves Hoppenot, responsable du programme de recherche sur la gestion et le traitement des documents. Afin d’optimiser ces flux, les chercheurs ont longuement étudié les habitudes des collaborateurs : « Généralement, on imprime un document parce qu’il y a une raison légale, ou que l’on pense qu’il y a une raison légale, on imprime aussi par habitude, « parce qu’on a toujours imprimé ». Aujourd’hui, la génération Y est plus à l’aise avec des documents numériques et imprime bien moins systématiquement » poursuit-il.

Certaines entreprises à l’instar de Newfield IT sont passées du tout au tout en imposant le « zéro papier » avec en parallèle une politique de clean desk. « Le volume imprimé a fortement chuté mais ce n’est pas toujours évident pour les collaborateurs » témoigne Yves Hoppenot. Si les employeurs et les responsables IT sont généralement plutôt favorables au passage au sans papier, cela suppose cependant un véritable accompagnement à travers des formations et de la sensibilisation pour venir à bout des réticences. À l’attachement « culturel » au papier s’ajoutent une vision de la technologie perçue comme peu fiable (les bugs informatiques sont nombreux) et certains collaborateurs sont frileux faute de maîtriser suffisamment les nouveaux outils.

Basée à Paris, la société Art Desk, accompagne les entreprises vers le bureau « sans papier. « Cela passe par une réorganisation des espaces et des modes travail. Les collaborateurs sont mobiles et doivent pouvoir travailler en permanence à différents endroits avec des écrans interactifs et des tablettes » explique Nicolas Paugam, directeur d’Art Desk. Exemple significatif en la matière, le siège de Microsoft à Amsterdam promeut une organisation des espaces agile et flexible, offrant une grande liberté de mouvement aux collaborateurs.
À cet aménagement physique s’ajoute le système informatique qui permet la gestion partagée des documents dans le cloud. De nombreuses solutions existent sur le marché à l’instar de Esker, Microsoft Azure et certaines entreprises développent leurs propres outils en interne. « Nous organisons des ateliers pour accompagner les équipes sur les phases de transition, la numérisation, le stockage des documents et l’édition collaborative ». Les équipes de Art Desk appliquent même au sein de leur siège social les méthodes proposées aux clients afin de passer progressivement au « zéro papier ». « Cela va se formaliser dans les années qui viennent » affirme Nicolas Paugam.

De son côté, Xerox a conçu un outil basé sur la gamification Print Awarness Tool. « Nous voulions utiliser l’aspect social et ludique pour inciter les gens à mieux imprimer » souligne Yves Hoppenot. Ainsi, chaque impression est liée à un nombre de points (en fonction de la couleur, des images, etc.) qui sont décomptés de la « cagnotte » attribuée à chaque employé. À la fin du mois, les points restants peuvent être utilisés pour acheter des articles sur un webstore interne, pour lancer un défi à une autre équipe, pour réaliser un don à une association caritative. « Avec cela, certains clients ont réussi à réduire de 6% leur volume d’impression en quelques mois. »

Au bout du compte, l’objectif du bureau « sans papier » ou « zero papier » est avant tout de transformer les usages dans l’entreprise et de favoriser l’adoption de comportements responsables d’un point de vue écologique. « Il y aura toujours des PME qui ne seront pas équipées de systèmes numériques pour traiter une facture ou une commande électronique. » concède Yves Hoppenot. Le Nouvel Economiste souligne qu’aujourd’hui, le challenge réside plutôt dans la cohabitation harmonieuse de ces deux modes de communication, physique et numérique, pour optimiser la réalisation de chaque tâche dans l’entreprise. Une approche qui interroge profondément les modes d’organisation du travail et la prise de décision dans l’entreprise.

Signé Usbek & Rica

Crédit header : CC BY 2.0 Sebastien Wiertz _ Flickr

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