D’après le baromètre 2016 Wisembly/IFOP, les cadres passent en moyenne 24 jours par an en réunion, soit près de 5 semaines, et 42 % de ce temps serait inefficace. Afin de lutter contre la trop célèbre « réunionite aiguë », tour d’horizon des outils et méthodes innovantes pour organiser une réunion productive qui ne s’éternise pas.
La réunion debout
Pour éviter les réunions interminables, pourquoi ne pas adopter la réunion debout ? Une pratique très répandue au sein des équipes de développement de logiciels converties depuis longtemps aux méthodes dites « agiles ». L’objectif de ces réunions « stand-up » ou « scrum » de 15 minutes maximum est de partager de l’information et prendre des décisions rapides sur des tâches à réaliser au quotidien. Chacun se tient debout en cercle, expose son problème et la solution qu’il pense utiliser afin d’avancer au mieux. Cela permet d’éviter les longues discussions tout en consolidant l’esprit d’équipe. Certaines compagnies n’hésitent pas à varier les plaisirs en proposant d’autres types de positions comme la planche ou le gainage pour que chacun aille à l’essentiel. D’autres sont également adeptes du Walk & Talk, une réunion en marchant, en dehors du cadre fermé de l’entreprise. Tandis que les réunions durent en moyenne 1h20 selon le baromètre Wisembly/IFOP 2016, leur version debout évite que chacun ne s’endorme sur sa chaise. Une méthode efficace et originale à l’heure où les études montrent que rester assis toute la journée est mauvais pour la santé.
Boîte à meuh, chronomètre & bâton de parole
La société française de marketing mobile Digitaleo a adopté des techniques simples contre les réunions qui s’éternisent. Pour éviter de s’attarder sur des sujets qui ne concernent pas tout le monde, les temps de parole accordés aux différents dossiers sont décidés lors d’un premier tour de table. Ensuite, l’un des participants chronomètre chaque intervention. Si à la fin le sujet n’est pas clos, il fera l’objet d’une autre réunion ou d’un échange en comité plus restreint. Les participants possèdent aussi un outil bien amusant pour aller à l’essentiel. Il s’agit d’une simple boîte à meuh que chacun peut retourner si un participant s’éternise ou qu’un sujet tourne en rond ! Sachez que si vous ne disposez pas de boîte à meuh, il existe des applications pour smartphones qui fonctionnent très bien ici et ici.
L’utilisation d’un bâton de parole est aussi un bon outil pour mener une réunion dans le calme en évitant les échanges croisés souvent improductifs. Il suffit de désigner n’importe quel objet qui circulera de main en main, autorisant seulement son détenteur à parler. Un outil qui peut paraître puéril mais qui pourtant crée des conditions d’écoute propices au travail collectif.
Bonnes pratiques et la théorie des deux pizzas
Sur son blog, le consultant en stratégie digitale Thomas Bart partage ses précieux conseils pour organiser une réunion efficace. Selon lui, le problème majeur des réunions n’est pas leur durée, mais leur existence même, qui n’est pas toujours justifiée ni interrogée dans l’entreprise. Afin d’optimiser ce temps collectif, dont l’objectif est de « permettre à des forces individuelles d’être plus performantes à plusieurs », il propose quelques recommandations faciles à appliquer : un ordre du jour qui rappelle les objectifs à atteindre, des participants préparés et au courant des documents qui seront discutés et, enfin, un compte-rendu simple et clair qui permettra ensuite à chacun d’agir efficacement dans la direction souhaitée.
En complément, Thomas Bart utilise un outil mis en place par la Harvard Business Review pour évaluer le coût du meeting qu’il envoie à tous les collaborateurs dans l’invitation afin de les sensibiliser. Il déconseille également les réunions au delà de 8 personnes, qui ont naturellement tendance à s’étendre si elles ne sont pas parfaitement cadrées. On retrouve ici la célèbre théorie des « deux pizzas » de Jeff Bezos fondateur et PDG d’Amazon. Pour des prises de décision rapides et décentralisées, les équipes de travail idéales ne doivent pas, selon lui, demander plus de deux pizzas pour nourrir tout le monde autour de la table. L’efficacité de la réunion décroissant fatalement plus le nombre de participants est élevé.
Debout, avec une boîte à meuh et deux pizzas… Les solutions pour contrer la « réunionnite aiguë » peuvent prêter à sourire mais sont pourtant de vraies astuces à mettre en pratique sans tarder au bureau pour démarrer la rentrée sous le signe de l’efficacité !
Un article signé Usbek & Rica
Visuel CC0 Alejandro Esquamilla Unsplash
