C’est quoi, la vie de bureau aujourd’hui ?
Et demain ?

C’est quoi, la vie de bureau aujourd’hui ?

17.01.2019

Plus de travail collaboratif, plus de prestations sur site, plus de télétravail… Bref, de plus en plus de mobilité dans les entreprises. Les nouveaux modes bousculent la gestion des espaces dans les bâtiments. Comment faire pour que les immeubles de bureaux intègrent les nouveaux besoins de l’entreprise ? Tour d’horizon de quelques solutions, entre mobiliers communicants, géolocalisation indoor, ou petits robots qui arpentent bureaux et couloirs.

Plus de 40 % des espaces de travail dans le tertiaire seraient sous-exploités aujourd’hui. Une étude sur l’évolution de l’espace de travail réalisée par Fujitsu auprès de 1 600 chefs d’entreprises dans le monde entier révèle qu’en 2025, 50 % des employés travailleront à distance dans un tiers des entreprises. Cela devrait s’accompagner de plus de flexibilité du travail au cours de la journée. Des start-up ont donc imaginé des solutions innovantes pour optimiser l’utilisation des espaces avec les nouvelles formes d’organisation du travail.

Simple : mesurer l’occupation des espaces à l’aide de capteurs infrarouges

À l’origine pour Ubigreen, installée au sein de l’IoT Valley près de Toulouse, l’objectif était d’améliorer les performances énergétiques et environnementales des bâtiments. Avec succès : en garantissant plus de 30 % d’économies sur les factures d’énergie de ses clients du grand tertiaire, la start-up a multiplié les réalisations pour des grands groupes et des collectivités. « Depuis un an, nous nous intéressons en plus à la mesure du taux d’occupation des espaces partagés des entreprises, pour leur permettre de diminuer les coûts d’exploitation et augmenter le confort des utilisateurs, confie Pierre-Olivier Bessol, président fondateur d’Ubigreen. Pour les gestionnaires des bâtiments, l’équation entre espace disponible et occupation réelle devient de plus en plus difficile à résoudre. Pour les aider, nous proposons une solution globale de mesure en temps réel à l’aide de mobilier communicant, sur lequel est fixé un petit boîtier sans fil, contenant des capteurs infrarouges et des détecteurs de mouvements. » Le boîtier peut aussi être collé au plafond du bureau ou de la salle de réunions. Les capteurs sont équipés de batteries avec 5 ans d’autonomie et exploitent la technologie de connectivité Sigfox à partir d’un réseau internet à bas débit. Les informations sont accessibles depuis la plateforme logicielle de l’entreprise et peuvent même être partagées sur un tableau de bord numérique à l’entrée des bureaux. « C’est facile à installer, simple à utiliser, pratique à exploiter et anonyme, lance Pierre-Olivier Bessol. Et les données recueillies offrent bien plus que des informations d’occupation et de réservation des salles. Notre algorithme permet de réaliser des analyses et de répondre à toutes les questions du directeur immobilier (la salle est-elle bien utilisée ? Est-elle occupée quelques minutes pour le ménage ou toute la journée par un collaborateur ? Le mobilier est-il correctement disposé ? Combien de personnes peuvent-elles travailler dans cette pièce ?…), du responsable RH (est-ce que l’outil immobilier est adapté aux salariés ?) ou de l’aménageur des espaces intérieurs (combien et où doit-on installer des bulles de travail en mode privé, par exemple ?) »

Pratique : offrir aux collaborateurs des services géolocalisés dans le bâtiment par Bluetooth low energy

En voiture, en transport en commun ou à pied dans la rue, la géolocalisation est entrée dans les habitudes. « Pourquoi ne pas utiliser la géolocalisation au travail, dans le but de trouver une salle libre, rejoindre son équipe projet ou repérer sa voiture dans le parking ?, questionne Jean-Baptiste Prost, directeur Technique chez Pole Star. Le hic, c’est que le GPS est inutilisable dans les bâtiments. Nous avons donc développé une solution à base de balises Bluetooth low energy (ou beacons) et d’algorithmes mathématiques pour permettre au smartphone des collaborateurs de se localiser dans les entreprises pour offrir des services contextualisés. Cette technologie permet de déterminer une position géographique à 2 mètres près et de réaliser des statistiques d’occupation, en total anonymat. » Les services apportés par une application de géolocalisation indoor sont nombreux. Dans un immeuble de bureaux partagés par exemple, elle permet de connaître sa position, même si on ne connaît pas les locaux, et de repérer les bureaux libres autour de soi. Pour rejoindre son équipe projet, elle permet de partager sa localisation avec ses collègues en peer-to-peer. « Le système assure la confidentialité suivant un principe de « privacy by design » », assure Jean-Baptiste Prost. Le partage est crypté, contrôlé et maîtrisé par l’utilisateur qui décide ou non d’allumer le Bluetooth de son smartphone. Et, surtout, l’information n’est pas stockée sur le serveur de l’entreprise. » Si on cherche une salle de réunion, l’application calcule la distance par rapport à sa position et trie la situation des salles, de la plus proche à la plus éloignée. Mieux : lorsqu’on entre dans la salle, un pop-up s’affiche sur l’app pour visualiser le planning de réservation. Un clic suffit pour ne pas être dérangé !

Il est en plus possible d’implémenter à l’application une commande universelle pour le chauffage, les éclairages, les volets roulants, pour que le collaborateur pilote son confort au bureau, parce que le bien-être au travail va de pair avec la productivité. « Autre usage, auquel on ne pense pas forcément, ajoute Jean-Baptiste Prost, le géotagging. J’explique : vous êtes dans une pièce où l’éclairage est en panne, vous prenez une photo et la localisation est automatiquement transmise à la maintenance pour qu’elle sache où venir réparer. » La géolocalisation indoor permet enfin d’enregistrer automatiquement la position de son véhicule dans le parking le matin en arrivant pour le retrouver facilement le soir après sa journée de travail. « Alors qu’il n’a plus de bureau physique attitré, le collaborateur recrée un lien avec le bâtiment grâce à ces technologies, poursuit Jean-Baptiste Prost. La localisation des équipes peut alors se penser de manière dynamique à l’échelle de l’ensemble des campus d’une entreprise. Le bâtiment intelligent lui-même s’intègre mieux ainsi à son environnement : le smart office au cœur de la smart city. »

Dynamique : cartographier les lieux au gré de ses déplacements

Partnering Robotics cherche elle aussi à gérer les espaces immobiliers. L’entreprise construit les robots de demain qui se déplacent dans les bureaux et les couloirs de manière autonome, réalisant des cartographies précises des lieux. Leur intelligence artificielle leur permet d’apprendre en permanence sur le monde qui les entoure. Des informations qui pourraient servir à améliorer la productivité au travail et le bien-être en entreprise et à mieux gérer l’occupation des espaces ? Demain, sans doute. À ce jour, les robots de Partnering Robotics ont la mission d’améliorer la qualité de l’air intérieur, de débarrasser l’air des bâtiments de tous les polluants, allergènes, bactéries et autres virus. À plus ou moins long horizon, ils pourraient apporter d’autres services et vraisemblablement fournir en plus des informations aux entreprises sur l’occupation de leurs locaux. Avec leurs capteurs embarqués haute précision, les robots peuvent déjà recueillir un grand nombre de données dynamiques, pour les stocker sur des serveurs et ainsi aider à mieux comprendre comment les espaces professionnels sont utilisés dans une démarche de suivi et de gestion. Mais aujourd’hui, c’est encore une question de prospective. A suivre…

Un article signé OKedito

Crédits header : Dylan Nolte, Unsplash

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